Pre malé a menšie firmy či SZČO sú náklady na externé vedenie účtovníctva podstatne nižšie, ako pri zamestnaní účtovníka vo svojej firme. V prípade, že chce firma zamestnať interného účtovníka, zaplatí náklady na:
- výber nového zamestnanca,
- mzdu zamestnanca,
- stravné a iné náklady súvisiace so zamestnaním zamestnanca,
- vytvorenie pracovného miesta,
- hardvérové a softvérové vybavenie pre interného účtovníka,
- školenia a odbornú literatúru pre interného účtovníka,
- náklady na náhradu príjmu zamestnanca v prípade pracovnej neschopnosti, resp. dovolenky.
Externým vedením účtovníctva odpadajú podnikateľovi vyššie uvedené náklady, ktoré by mal so zamestnaním interného účtovníka. Externá účtovná firma platí vlastných účtovníkov, zabezpečuje im školenia, účtovné softvéry a hardvérové vybavenie. Klient zaplatí len faktúru za účtovné služby.
Ako zabezpečíme kvalitu externého vedenia účtovníctva?
Atom Group zamestnáva viacero odborníkov špecializujúcich sa na rôzne oblasti – jednoduché účtovníctvo, podvojné účtovníctvo, mzdovú agendu. V našich radoch máme vlastného daňového poradcu a poskytujeme klientovi kompletný balíček účtovných služieb v porovnaní s externou účtovníčkou/účtovníkom pracujúcou osamote, prípadne s interným zamestnancom, kde sa o účtovníctvo stará jedna osoba.
Ďalšou výhodou spracovania účtovníctva v externej firme je viacnásobná kontrola, kedy jednotliví účtovníci krížovo kontrolujú správnosť účtovníctva. Prebieha kontrola “štyroch očí”, kedy napríklad osoba zodpovedná za podanie kontrolného výkazu a daňového priznania k DPH kontroluje správnosť zaúčtovania po účtovníkovi, ktorý doklady klienta zaúčtoval. Pokiaľ má podnikateľ internú účtovníčku, ktorá pracuje sama, existuje väčšie riziko chybovosti. Predsa platí pravidlo: “Viac hláv, viac rozumu.”
Inou výhodou externého vedenia účtovníctva prostredníctvom účtovnej firmy je, že klient sa nemusí obávať o splnenie daňových povinností, keď vypadne účtovník (napr. z dôvodu materskej dovolenky, pracovnej neschopnosti a pod.). Pri externom vedení účtovníctva je na účtovnej firme, aby vyriešila zastupovanie chorého účtovníka a pritom dodržala všetky zákonné povinnosti klienta.
V neposlednom rade je tu otázka zodpovednosti za vzniknuté chyby pri internom a externom účtovníctve. V prípade interného vedenia účtovníctva môže zamestnávateľ žiadať od zamestnanca (interného účtovníka) náhradu škody maximálne do výšky 3-násobku jeho priemerného mesačného zárobku, aj to len v prípade, ak mu zavinenie preukáže.
Zodpovednosť externého účtovníka za vzniknuté chyby zo strany účtovníka je zabezpečené poistením pri výkone svojej činnosti a v prípade zavinenia škody účtovníkom je riziko kryté poisťovňou.
Nevýhodou externého vedenia účtovníctva obvykle býva, že klient získava výstupy z účtovníctva s časovým oneskorením poväčšine po 20. dni nasledujúceho mesiaca, kedy má účtovník zaúčtované všetky doklady za predošlý mesiac. Pri účtovaní v Atom Group má klient k dispozícií online aplikáciu Ekonix.sk, ktorá poskytuje dokonalý prehľad o všetkých účtovaných dokladoch, klient môže sledovať životný cyklus dokumentov a je prepojená s účtovníctvom, takže klient má rovnako ako pri internom vedení účtovníctva doklady účtované priebežne, tzn. podnikateľ má prístup k aktuálnym výstupom z účtovníctva priebežne počas mesiaca.